Com o processo de digitalização, a Embrasi busca atender seus clientes no sentido de transformar documento físico em imagem, através de quatro etapas de trabalho, que consiste de:

• Preparação:

          Nessa etapa os documentos passam por um processo de melhoria para serem digitalizados, em que se executa as atividades de retirada de objetos, como clipes ou grampos que podem prejudicar o acesso do documento ao scanner

• Digitalização:

          Nesta etapa, coloca-se o documento no scanner para gerar a imagem digital, que poderá ser disponibilizada para eventual pesquisa, tudo de forma rápida e objetiva;

• Indexação:

                   Mesmo gerando uma nova imagem, o documento necessita de uma transcrição para indexá-las nesse arquivo digital;

• Controle de Qualidade

          Após as etapas anteriores, faz-se uma revisão das imagens (por amostragem) para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.